Apresentamos os procedimentos básicos para a criação e implantação de uma incubadora de empresas tecnológicas e solidárias no âmbito do IFC. Temos como objetivo iniciar a descrição das rotinas e orientar os campi interessados, de modo a facilitar o entendimento e introduzir diretrizes para parcerias com o setor produtivo. Tem como meta contribuir com projetos estruturantes de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I), com atuação na pesquisa aplicada e extensão tecnológica, voltada para o amplo diálogo da educação profissional e tecnológica e o desenvolvimento da indústria brasileira no país.

Para fins deste documento, define-se os dois tipos de empreendimentos possíveis: 

Incubadoras de empresas (IE) são entidades promotoras de empreendimentos inovadores,  por meio de uma incubação de empresas recentemente constituídas por estudantes, egressos, servidores e empreendedores da comunidade acadêmica e externa dos Institutos Federais e tem como prioridades: formação empresarial; estímulo a postura empreendedora; incentivo à capacitação de empresas com produtos/serviços inovadores e aproximação do meio acadêmico do mercado profissional.

Empreendimento social: São propostas que objetivam potencializar possibilidades de trabalho e renda por meio do apoio e capacitação de empreendimentos solidários e sustentáveis, que podem envolver pequenos agricultores, organizações sociais, artesãos, populações de baixa renda e/ou em situação de vulnerabilidade social. Enquadram-se nessa proposta de cunho social: i) as cooperativas baseadas nos valores da economia solidária e associativista; ii) suporte técnico e apoio a organizações sem fins lucrativos, surgidas da própria sociedade civil e de seus movimentos sociais, tais como as ONGs (organizações não-governamentais).

Objetivo Geral

Estimular e fomentar a participação da comunidade acadêmica do IFC em ações para empreendimentos inovadores, a criação de empresas a partir destas ideias inovadoras, Cooperativas Populares e Empresas Juniores, envolvendo o quadro discente e/ou de egressos e parcerias com os Setores Produtivos e demais instituições da Sociedade Civil, possibilitando a concretização de ideias em negócios caracterizados pela aplicação tecnológica para o desenvolvimento e inovação do país.

Principais Características em cada uma das duas modalidades de incubação

Programa de pré-Incubação

  • Período de 12 (doze) meses prorrogável por mais 12 (doze);
  • Prioridade para servidores, estudantes, egressos do IFC;
  • Ambiente compartilhado com possibilidade de pagamento de taxa de condomínio;
  • Disponibilização de computador, Internet, mobiliário, água e energia;
  • Acesso a laboratórios, sala de reuniões, auditórios;
  • Acesso ao corpo docente do IFC, para orientações tecnológicas, de acordo com agendas previamente negociadas;
  • Realização de cursos, palestras e seminários de capacitação e sensibilização nas áreas de: Empreendedorismo, Inovação Tecnológica, Elaboração e Gestão de Projetos;
  • Orientação para elaboração de Planos de Negócio e auxílio para captação do capital necessário para o efetivo início do negócio;
  • Acompanhamento e Controle (formulários, reuniões, contato “in locco” );
  • Certificado de graduação com a apresentação do Plano de Negócio;

Programa de Incubação

  • Período de 12 (doze) meses prorrogável por mais 12 (doze) meses;
  • Registro formal da empresa nos primeiros meses; 
  • Sala individual para a empresa com possibilidade de pagamento de taxa de condomínio;
  • Disponibilização de computador, internet, mobiliário, água e energia elétrica;
  • Acesso a laboratórios, salas de treinamento, sala de reuniões, auditórios;
  • Disponibilização de consultores de Gestão Empresarial do IFC;
  • Acesso ao corpo docente do IFC, para orientações tecnológicas, de acordo com agendas previamente negociadas;
  • Realização de cursos, palestras e seminários de capacitação nas áreas de: Empreendedorismo, Inovação Tecnológica, Propriedade Intelectual, Elaboração e Controle de Projetos, Marketing e Comercialização e Planejamento Estratégico;
  • Orientação para as empresas elaborarem os seus Planos de Negócios nos primeiros 06 meses de entrada para a Incubadora;
  • Consultoria às empresas na elaboração de projetos para participação em Editais de Financiamento;
  • Acompanhamento e Controle (formulários, reuniões, contatos “in locco”);
  • Certificado de Graduação;

Tipos de Incubadoras

  1. Incubadora de Empresas de Base Tecnológica, que podem ser: spinoffs: empresa nascida a partir de um grupo de pesquisa acadêmica ou industrial, com o objetivo de explorar um produto ou serviço inovador e com grande potencial de crescimento (escalabilidade);
  2. Incubadora de Empresas dos Setores Tradicionais, que podem ser: startups: Empreendimentos Econômicos e Solidários recém-nascidas e com grande potencial de crescimento (escalabilidade) e que buscam explorar atividades inovadoras no mercado, preferencialmente com produto repetível;
  3. Empreendimento econômicos e solidários Juniores: associação civil sem fins lucrativos e com fins educacionais formada exclusivamente por alunos do ensino superior, regulamentada no Brasil por meio da Lei 13.267/2016 e por meio de resolução específica do IFC (RESOLUÇÃO Nº 008 – CONSUPER/2015);
  4. Cooperativas e associações;
  5. Fábricas de Software: desenvolvimento de projetos de pesquisa, produção científica, tecnológica, atividades extensionistas e formação de recursos humanos.

Como implantar uma Incubadora?

Para atrair parcerias, é necessário demonstrar aos potenciais parceiros, boas razões para acreditar e investir  no mecanismo incubadora de empresas. Um planejamento escrito, que disponha de modo ordenado e coerente as idéias e reflexões dos promotores, com estudos e análises, acompanhados de dados quantitativos, contribui para dar credibilidade ao empreendimento que se quer implantar. Para isso, é necessário fazer um  Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica, que nada mais é que uma compilação das condições que necessariamente devem estar presentes no local de instalação da incubadora e a elaboração de um Plano de Negócios, que descreve os aspectos operacionais e estratégicos da incubadora. 

1) O Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica

É uma fase exploratória que consiste em reunir dados e informações favoráveis e desfavoráveis sobre a realidade política, social, cultural, educacional e econômica da região onde se pretende criar os empreendimentos a serem incubados. Essas informações devem servir de base para demonstrar a compatibilidade ou incompatibilidade da realidade local com os objetivos propostos. 

O estudo deve conter: 

  • Identificação do campus onde será implementado com possibilidade de articular os documentos institucionais para utilização dos servidores ou investimentos do IFC na incubadora. 
  • Outras instituições de apoio (se for o caso);
  • indicar a existência de um conjunto de instituições locais formalmente comprometidas em constituir uma rede de cooperação com o IFC que possibilite o funcionamento da incubadora e com capacidade para atrair parceiros governamentais, tecnológicos e empresariais;
    • desejável que sejam documentados o perfil e a motivação de cada uma delas, as atribuições e responsabilidades, a alocação de recursos humanos, materiais e financeiros que será feita, as justificativas para participação e o período do apoio – permanente ou temporário.
  • Infraestrutura física a ser disponibilizada pelo campus;
  • Disponibilidade de recursos (financeiro e econômico);
    • Deverá ser indicada a existência do capital necessário para a instalação da incubadora, bem como a descrição das vantagens e desvantagens das políticas fiscal e tributária da região existente para a localidade. Deverá ser indicada também a disponibilidade de pessoal, previsão de carga horária por membro e materiais/insumos a ser utilizado na incubadora;
  • O perfil do setor produtivo, do empresariado e do mercado (incluir informações sobre as prioridades e a vocação econômica da região com detalhes sobre a indústria e os serviços disponíveis no entorno);
  • Possibilidades de desenvolvimento do local próximo ao campus onde será instalada a incubadora (apresentar informações que mostrem quais os benefícios que a incubadora poderá levar para a região, sobretudo contribuindo para o empreendedorismo, a geração de renda e a criação de postos de trabalho);
  • Riscos envolvidos: fatores que possam comprometer o desempenho da incubadora devem ser analisados, tendo em vista a superação dos pontos fracos e otimização dos pontos fortes para garantir que a incubadora alcance seus objetivos, principalmente a capacidade do IFC e demais instituições locais em gerar novos empreendedores.

Obs.: Desaconselha-se a instalação de incubadoras que não tenham parcerias diversificadas que possam garantir seu funcionamento além do simples investimento do IFC.

2) Plano de negócios da incubadora

Constitui-se num roteiro operacional, financeiro e estratégico a ser seguido pelo campus do IFC que pretende instalar e gerenciar a incubadora, estabelecendo os vários passos que devem ser dados para que a concepção do empreendimento incubado tenha êxito, em conformidade com o que foi planejado.

O campus do IFC interessado deve constituir uma equipe multidisciplinar com servidores capacitados para elaboração do plano de negócios, conforme previsto no Art.13 da resolução 009 – CONSUPER/2020.

O plano de negócios deve conter: 

  1. Visão, declaração de missão, objetivos estratégicos e metas (É a parte do plano que vai definir e explicar o que a incubadora será (visão), e o que fará para que se transforme no que foi idealizado (missão). O objetivo geral da incubadora é adaptado ao caso e à localidade do Campus do IFC no qual estará inserido, incluindo o nicho de mercado no qual atuará e o tipo de empresa e de tecnologia que serão promovidas nestes espaços. Entretanto, o objetivo geral é acelerar o processo de criação de empresas caracterizadas pela inovação tecnológica, pelo elevado conteúdo tecnológico de seus produtos, processos e serviços, bem como pela utilização de modernos métodos de gestão. Já as metas devem fazer referência às expectativas locais onde estão ou estarão instaladas a incubadora); 
  2. Descrição da Incubadora: Tipo da Incubadora; Localização/Terreno e Instalações;
  3. Facilidades e Serviços: é importante que a incubadora adote princípios que estejam em harmonia com as tendências mundiais, tendo em vista a internacionalização, a pesquisa aplicada, extensão tecnológica e a preservação do meio ambiente. Assim, é desejável que se possibilite a aplicação de sistemas de qualidade, assegure que as empresas utilizem processos de produção limpos e que não representem ameaças ambientais;
  4. Aspectos Legais: (descrever se haverá e como se dará a vinculação da incubadora com alguma Fundação e/ou instituições parceiras);
  5. Estrutura Organizacional: deve ser especificada a estrutura organizacional da incubadora e se haverá um conselho, com representantes das instituições parceiras ou se a gestão ficará a cargo apenas do IFC. Neste item, deve ficar claro que o gerente da incubadora deve possuir qualidades e habilidades pessoais que incluam espírito empreendedor e tendência para a liderança. O gerente é o principal responsável por imprimir um ritmo de negócios às atividades da incubadora. A incubadora deve formar sua equipe de gestão, ou pelo menos possuir o gerente, e incorporá-lo ao processo já nas etapas iniciais de planejamento. Este item do Plano de Negócios deve contar também com a apresentação das qualificações (currículo) das pessoas envolvidas no funcionamento da incubadora);
  6. Estrutura Financeira: deve ser indicado qual o percentual de seus custos operacionais que serão cobertos por receitas provenientes de atividades da própria incubadora, como a cobrança de taxas de custos básicos, de serviços de consultoria e do recebimento de royalties tecnológicos que as empresas graduadas pagarão, e uma previsão do crescimento desse percentual no tempo. Deverá ser preparada uma estimativa da taxa relativa aos custos básicos que será cobrada por empreendimento incubado. Outras informações que devem ser indicadas incluem o capital necessário à implantação da incubadora e as fontes de recursos, bem como o dimensionamento das necessidades e também as respectivas fontes;
  7. Estrutura Operacional e de Procedimentos: deve-se descrever as estratégias de divulgação, os editais de convocação de empresas, as regras de admissão de novas empresas, as regras de saída e todas as informações que servirão para regular o funcionamento da incubadora. Neste item deverá ser especificado como a incubadora buscará difundir os seus objetivos e funções na sociedade, tendo em vista atrair potenciais clientes, como envolver a comunidade acadêmica do IFC que queiram iniciar o seu negócio, estudantes, pesquisadores e empresários que estão com empresa estabelecida. A principal estratégia é a publicação de Editais para a convocação de empresas.

Procedimentos para convocação de negócios/empreendimentos

Após a implantação da Incubadora de fato, a Comissão da Incubadora no campus deverá lançar editais para a seleção de empreendimentos candidatos ao sistema de incubação do IFC. Para a convocação dos candidatos, a incubadora geralmente publica um edital de seleção que regula a apresentação de propostas. É desejável que os editais apresentem os seguintes tópicos:

  1. Objetivo e condições do Programa de Pré-incubação ou de Incubação;
  2. Número máximo de vagas;
  3. Critérios e candidatos elegíveis;
  4. Lista dos documentos exigidos;
  5. Compromisso dos participantes;
  6. Processo de Seleção;
  7. Taxas de inscrição (e de participação em curso preparatório de 12 horas);
  8. Datas de divulgação dos resultados e condições gerais.

Regras de Admissão

Os critérios de admissão devem definir a elegibilidade de uma idéia (pré-incubação) ou empresa (incubação) para participar do processo de seleção.

Análise das Propostas

Uma vez recebidas as propostas dos candidatos, parte-se para a análise daquelas cujas idéias/empresas atendam aos critérios de elegibilidade. Na modalidade pré-Incubação, o campus do IFC contribuirá na elaboração do plano de negócio de cada idéia empreendedora para constituição de uma empresa e, na modalidade Incubação, o campus do IFC poderá somente receber proposta de empresa já com os Planos de Negócios elaborados ou após uma etapa de pré-seleção auxiliar as empresas na elaboração dos Planos de Negócios.

Composição Mínima do Plano de Negócios (dos empreendimentos candidatos) 

  1. Resumo executivo
  2. Descrição da empresa
  3. Análise de mercado
  4. Atividades de marketing & vendas
  5. Gerência e propriedade
  6. Dados financeiros
  7. Dados econômicos
  8. Dados financeiros do plano de negócios
  9. Anexos

Regras de Saída

Para assegurar mudanças periódicas na pré-incubação e incubação, o Plano de Negócios da incubadora deve fixar o prazo máximo de permanência de uma idéia/empresa e a escala dos valores da taxa de custos básicos.

No caso da modalidade Incubação, o Plano de Negócios deve indicar se a incubadora continuará ou não apoiando as empresas que venham a se graduar e qual será esse suporte, como por exemplo, gerenciar a saída da empresa, auxiliar na busca de instalações alternativas e dar continuidade aos serviços de consultoria.

Este item do Plano de Negócios deve indicar também em que medida a empresa incubada estará sujeita à revisão regular de seu desempenho. Algumas incubadoras estipulam que as empresas que não conseguem atingir as metas acordadas e registradas em seus planos de negócios estarão sujeitas à intervenção da incubadora em seus procedimentos gerenciais, ou então devem deixar a incubadora. Se este for caso, esta regra deve ser clara.

Sistema de Avaliação e acompanhamento

A avaliação deve ser realizada tendo em vista o aprimoramento constante do seu funcionamento, identificando o que está sendo realizado com sucesso e as atividades que devem redefinidas e redirecionadas tendo em vista eliminar os erros detectados. Nesse caso, a avaliação serve como uma ferramenta gerencial. Para a avaliação do impacto social e econômico da Empresa incubada na região, sugere-se que seja efetuada em duas ocasiões: i) quando empresas são graduadas e saem da incubadora e ii) quando as empresas atingem a maturidade.

Uma metodologia de avaliação e auto-avaliação pode ser utilizada especificamente para incubadoras e empresas incubadas e deve utilizar os seguintes métodos para medir a eficiência na gestão dos recursos recebidos:

  1. Da produtividade;
  2. De processos que indiquem gestão da qualidade;
  3. De investimentos realizados em inovação, tais como: capacitação de Recursos Humanos, formação dos empresários, marketing, promoção e divulgação, melhoramento de processos.
  4. A eficácia e o impacto do empreendimento quanto à execução dos objetivos e metas realizados considerando o planejamento apresentado:
  5. Número de pessoas treinadas;
  6. Número de empregos gerados;
  7. Número de empresas graduadas;
  8. Número de impostos gerados;
  9. Grau de utilização dos recursos disponíveis;
  10. Número de produtos apoiados pela incubadora;
  11. Demanda por vaga na incubadora.

 

Resumo com os procedimentos básicos para implantar uma incubadora no IFC

O Campus interessado deve: 

1) Abrir um processo no SIPAC com a intenção de abrir uma incubadora;

2) Constituir a Comissão de Incubadora do Campus;

3) Anexar no processo o plano de projeto da incubadora, com o Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica e o Modelo de Negócio;

4) Elaborar o projeto de Curso de preparação para Pré-Incubação e Incubação a ser oferecido por cada campus para os projetos selecionados (com no mínimo 12 horas cada curso);

5) Enviar o processo para a Pró-reitoria de Extensão, que analisará todos os documentos. 

6) A PROEX enviará então o processo para análise da procuradoria que emitirá o parecer.

Após a aprovação, a comissão de incubadora do campus deve:

7) Elaborar o modelo de projeto de MVP (Produto Mínimo Viável), que deverá ser enviado pelos interessados em incubar um projeto/empreendimento; 

8)  Elaborar os requisitos para o desenvolvimento do PITCH;

9) Elaborar o regimento interno da incubadora;

10) Elaborar editais de seleção de empreendimentos a serem incubados;

11)Elaborar modelos da minuta de contrato que será firmado com futuros empreendedores participantes, minuta  do protocolo de intenções,minuta do termo de cooperação, minuta do termo de confidencialidade e minuta do termo de autorização;

12) Avaliar os candidatos;

13) Disponibilizar Sala, infraestrutura (água, luz, internet, equipamentos, móveis) e manutenção (Serviços de limpeza e serviços gerais para manutenção do espaço físico);

14) Preparar um programa de formação das empresas em processo de pré-incubação.

 

Responsabilidade da Coordenação da Rede de Incubadoras:

15)  Elaborar Editais modelos para utilização pelas Incubadoras dos campi;

16) Avaliar, continuamente, a evolução das Incubadoras dos campi, analisando os relatórios semestrais.